为规范北京京华公益事业基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，提高管理水平，根据《基金会管理条例》和《北京京华公益事业基金会章程》，结合基金会秘书处工作实际，特制定本制度。
　　　一、 文件管理
　　　（一）秘书处人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作；
　　　（二）秘书处人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切；
　　　（三）各部门文件在下发之前要经秘书长审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作；
　　　（四）文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档；
　　　（五）有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
　　　二、档案资料管理
　　　（一）档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
　　　（二）借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
　　　（三）所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
　　　（四）借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
　　　（五）重要、机密文档资料如需复制和摘抄，必须经秘书长批示。
　　　（六）收发传递和外出携带重要文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
　　　（七）对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
　　　（八）在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
　　　（九）档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
　　　（十）各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给基金会带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
　　　（十一）文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
　　　（十二）若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给基金会造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
　　　（十三）新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
　　　（十四）如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。